¿Por qué necesitamos un protocolo?
Los proyectos que no se pueden encontrar no se usan. Al catalogar los proyectos digitales en un sistema bibliotecario estos se incorporan al ecosistema académico facilitando su localización y uso. Hasta la fecha, la incorporación y catalogación de los proyectos digitales ha seguido un proceso desigual; en las últimas dos décadas, diversas iniciativas subvencionadas han creado índices de proyectos digitales que no se han podido mantener a largo plazo. También han surgido otros proyectos que quedan fuera de estos directorios y ocultos al público, incluso cuando los equipos responsables de su producción asumen la labor de hacer su trabajo visible para otros. Los proyectos generados en Centros donde se promocionan las humanidades digitales pueden hacer uso de sus redes de influencia para difundirlos, pero los que trabajan de manera independiente, fuera del circuito de este tipo de Centros, tienen grandes dificultades para ver su trabajo conectado al ecosistema digital académico.
Este protocolo se ha diseñado para guiar a cualquier persona que necesite catalogar un proyectos digitales dentro de los repositorios institucionales y/o bibliotecarios. Perfilará una serie de puntos de contacto, así como los elementos y cuestiones clave para llevar a cabo este trabajo implica. La mayor parte de los pasos que vamos a determinar debe adaptarse a las necesidades de cada proyecto y a la institución que procede a la catalogación del proyecto.
Authoras: Celeste Sharpe, Palmar Álvarez-Blanco y Sarah Calhoun | Traducción: Roberto Robles Valencia
¿Por qué catalogar mi proyecto en un sistema bibliotecario?
Vas a poner una gran cantidad de trabajo y de energía en la creación de tu proyecto por lo que quieres asegurarte de que la gente pueda encontrarlo y usarlo. Aquí te presentamos una serie de razones por las que la biblioteca es un buen lugar para ayudar a facilitar que la gente descubra tu trabajo:
- Tu proyecto tiene más posibilidades de aparecer en los resultados de una búsqueda de Google y en otros sitios de compilación de datos, como Digital Public Library of America y Europeana.
- Tu proyecto tiene más posibilidades de ser encontrado en el futuro, puesto que tus datos se mantendrán fijos como parte del sistema bibliotecario. Un proyecto por sí sólo es una excepción de carácter único que puede perderse en el vasto ámbito de internet. El circuito bibliotecario tienen la capacidad de agrupar elementos similares, frecuentemente a través de palabras clave estándares. Confía en tu bibliotecario/a cuando recomiende que hagas una descripción del proyecto usando ciertas palabras clave—este simple paso ayudará a que otras personas lo encuentren—.
- Tu proyecto puede “vivir” digitalmente junto a otros elementos parecidos (incluidos libros sobre el mismo tema)–lo que aumenta las posibilidades de que la gente de con él y lo visite. Si hay componentes de múltiples lenguas y/o múltiples países, las palabras especializadas de la biblioteca son todavía más útiles e importantes.
Personas clave en este proceso y sus roles.
Hay ciertas personas que son claves para la catalogación efectiva de proyectos digitales. Estas personas te ayudarán con tres cuestiones: (1) la versión “live” de tu proyecto (2) una versión de archivo del proyecto (3) los registros de catálogo que conectan con el proyecto “live” y/o su versión archivada.
Las personas y los perfiles profesionales que poseen la experiencia necesaria para llevar a cabo estas tareas pueden solaparse en múltiples de las categorías descritas a continuación. Dependiendo de cada institución, estas labores se pueden distribuir de diferentes maneras. Por ejemplo, es muy posible que los colaboradores expertos bibliotecarios y tecnológicos tengan también conocimiento profesional de las labores de investigación. Es importante documentar exhaustivamente la contribución de cada persona en el proyecto para evitar asumir quién hace qué y evitar re-establecer dañinas jerarquías laborales dentro de la academia.
Investigador(es): Aquél o aquellos que supervisan el contenido del proyecto y su creación técnica. Dependiendo del proyecto, podría haber diversas personas que participan en estas áreas. Las actividades de investigación pueden incluir: investigación de archivo; grabado de material audiovisual; creación de subtítulos, transcripciones y traducciones; creación de los diagramas de datos y metadata; escritura y edición de contenido textual; tecnologías de evaluación; diseño de “interfaces” y experiencias de usuario; gestión del proyecto y de sus potenciales relaciones; entre otras.
- El trabajo intelectual de un proyecto digital, particularmente si estamos ante un proyecto de creación colectiva, difiere totalmente de un trabajo monográfico. Aunque puede parecerse en determinadas actividades, como la escritura de un ensayo o el proceso de investigación previo, es importante reconocer que las contribuciones intelectuales en un proyecto digital pueden tomar diferentes formas y deben atribuirse de manera adecuada para acreditar adecuadamente a cada participante.
Bibliotecarios: Son la persona de referencia y nuestro primer enlace institucional; se encargan de la catalogación de metadata; de archivos y colecciones especiales. También debemos recordar que hay personas en la biblioteca que se dedican a la investigación digital y, por tanto, son personas idóneas para ser parte del equipo del proyecto. Dependiendo del proyecto, también puedes trabajar con otras especialistas dentro de la biblioteca, por ejemplo, las personas dedicadas al copyright, mapas o datos. Las denominaciones profesionales, descripciones de funciones y la división del trabajo puede diferir de una institución a otra, así que puede llevar un poco de tiempo encontrar al grupo adecuado con el que colaborar.
- Los bibliotecarios de investigaciones digitales son roles relativamente nuevos en este ámbito y no todas las bibliotecas tendrán alguna persona asignada. Este tipo de trabajo puede denominarse de diferentes maneras: comunicación académica, humanidades digitales, proyectos digitales, iniciativas digitales, etc.
- Si no hay una persona designada como tal comienza hablando con la persona encargada de de la sección de referencias o busca a ver si hay una persona que trabaje como enlace entre la biblioteca y otros departamentos en la institución.
Son personas expertas en tecnologías académicas o educativas, diseñadores web o desarrolladores y administradores de sistemas. Estas personas también deben ser parte de la conversación. Serán importantes para ayudarnos a entender cuál es el ecosistema tecnológico que utiliza la institución y qué recursos necesita el proyecto digital (espacio en los servidores, plataforma, mantenimiento, seguridad y privacidad, etc.). Su consejo nos asegura la estabilidad, viabilidad y duración del proyecto. De nuevo, las denominaciones profesionales y las funciones de cada puesto varían de una institución a otra, así que puede llevar cierto tiempo el encontrar al grupo de colaboradores adecuado.
Tres aspectos de tu proyecto digital
Nota: Las personas que trabajan en proyectos digitales (bibliotecarios, archivistas, catalogadores, personal de IT e investigadores) pueden tener diferentes definiciones de “archivo”, “colección”, etc. Es importante, por tanto, acordar un vocabulario común y/o tener una o dos personas capaces de comunicarse con todas las partes implicadas para evitar errores en la comunicación.
En este documento, el término “archivo” se refiere a una copia estable y permanente del proyecto; no se refiere a una colección de elementos u objetos dentro del proyecto “live” en sí.
1. El proyecto “live”
El proyecto “live” es la versión principal del sitio y sufre de frecuentes actualizaciones. Se recomienda que las personas que colaboren creen metadata o información descriptiva para 1) el proyecto como un todo y 2) los archivos individuales y elementos de contenido más pequeños.
Qué preguntar a tu departamento de IT.
- 1) Cuál es la mejor forma de crear un inventario de todos los tipos de archivos que contiene tu proyecto (artículos periodísticos, archivos de audio, transcripciones de audio, manuscritos originales, etc) y 2) cómo decidir qué formatos de archivo son los más adecuados para su presentación en el website y 3) cuáles son los mejores para su conservación en el archivo.
- Tu departamento de IT puede ayudarte a pensar en la estructura de tu proyecto “live”, incluyendo dónde alojar los archivos de audio y video para “streaming”, fotografías, mapas, imágenes, etc., del sitio.
Qué preguntar en tu biblioteca
- Cómo pensar de forma organizada y eficiente la estructura y el metadata para el proyecto “live” integral.
- Cómo crear un inventario de todos los tipos de archivos contenidos en el proyecto (artículos periodísticos, archivos de audio, transcripciones de audio, manuscritos originales, etc) y decidir qué tipo de metadata se necesita para su descripción.
- El metadata más común incluye: fecha de creación; autor del archivo; editor; localización; declaración de derechos de publicación.
2. La versión de archivo
Se recomienda que los colaboradores creen metadata o información descriptiva de 1) el proyecto integral y 2) los archivos individuales y elementos de contenido individuales. Este puede acoger todos los archivos componentes del proyecto “live”. Los archivos de esta versión serán “definitivos” y es muy posible que no puedan ser editados una vez archivados.
Qué se debe solicitar para archivar (ya sea a través de tu biblioteca, del departamento de archivos o de la oficina de Técnicas informáticas (IT)
- Cualquier fichero original asociado con el proyecto (mp3, mov, ogg, etc.)
- Cualquier transcripción, traducción, subtítulos o ficheros asociados.
- Capturas de pantalla de la página web del proyecto “live” tomadas a intervalos temporales regulares (anualmente, bianualmente), que permitan a los investigadores referirse al proyecto en un determinado momento de su vida.
Siempre que sea posible, todos los ficheros deben ser guardados en formatos que puedan sobrevivir al paso del tiempo y que no sean formatos exclusivos de una marca. Por ejemplo, guardar un fichero de datos con formato .CSV (Comma Separated Values), en lugar de con formato de hoja de cálculo Excel (.xlsx).
3. Entradas para el catálogo
¿Qué entradas deben aparecer registradas en el catálogo? Idealmente habrá una entrada para el URL del sitio “live” y otra para el archivo del proyecto. También debería registrarse el metadata a nivel del proyecto integral, como: autor(es-as), editor(es-as), contribuciones, fuentes de financiación, localizaciones, fechas, declaración de políticas en cuanto a derechos de propiedad e intelectuales.
¿Por qué no hay una respuesta única para catalogar proyectos? Los parámetros de catalogación tanto para el proyecto integral como para cada uno de sus elementos dependerá de dónde se catalogue tu proyecto. Recomendamos seguir los estándares del sistema específico del lugar, hablando siempre con las personas catalogadoras y bibliotecarias sobre cómo encajar el proyecto en esos estándares de la mejor manera posible. Dedicar tiempo a pensar la descripción del proyecto dentro del marco de los estándares de tu Centro podría ayudar a que tu proyecto aparezca de manera más fácil en múltiples sistemas bibliotecarios.
¿Qué partes de tu proyecto serán catalogados? No hay una respuesta simple a la hora de decidir qué catalogar. Debes hablar con tus colaboradores desde el inicio. Recuerda que se pueden usar diversos niveles de especificidad para catalogar el proyecto, puede haber una colección general de elementos catalogados y una sub-colección dentro del proyecto, todos los materiales relacionados con una entrada o un elemento singular. A partir de las conversaciones con las personas de tu biblioteca podrás elegir catalogar sólo el proyecto o cada uno de sus elementos.
- Pídele a la persona/s que trabaja/n en tu biblioteca lo siguiente (en orden de prioridad):
-
- Un registro único, a nivel de colección de catálogo, enviado a OCLC. Debería reflejar lo más fielmente posible los mismos campos que el registro original de Constellation of the Commons [LINK].
- Un registro único, a nivel de colección de metadata, enviado al repositorio de tu institución o a otro repositorio que esté públicamente indexado y que sea susceptible de ser encontrado a través de dispositivos de búsqueda públicos. Debería reflejar lo más fielmente posible los mismos campos que el registro original de Constellation of the Commons [LINK].
- Múltiples niveles de registro de elementos individuales al repositorio de tu institución o a otro repositorio que esté públicamente indexado y que sea susceptible de ser encontrado a través de dispositivos de búsqueda públicos. Debería reflejar lo más fielmente posible los mismos campos que el registro original de Constellation of the Commons [LINK].
Debes saber que si tu biblioteca envía elementos al DPLA (Digital Public Library of American) o a Europeana, esos elementos quedarán desgajados del proyecto. Esto significa que cada uno de los registros individuales que se envíen para catalogar deben contener toda la información relevante del proyecto de forma integral, de esta manera te aseguras que se pueda llegar a la totalidad del proyecto a partir de la búsqueda.
Mapa de instrucciones para catalogar tu proyecto
- Encuentra a las personas colaboradoras adecuadas en la biblioteca y en la oficina de técnicas informáticas. Estas personas son la clave para la catalogación y por eso es prioritario hablar con ellas incluso en los primeros pasos del diseño de tu proyecto. Cuenta con que lleva algo de tiempo encontrar a las personas con el conocimiento y la experiencia necesarias; también es muy importante acordar cuáles los mejores tiempos para desarrollar el proyecto. Normalmente las personas que trabajan en IT o en la biblioteca no tienen el mismo horario laboral y vacacional que una persona que trabaja dando clases en una universidad.
- Al comienzo del proyecto es buena idea crear un borrador de inventario [LINK] de los elementos que el proyecto, inicialmente, va a incluir: ficheros de video, de audio, imágenes, textos, glosarios, etc. Decide la información descriptiva o metadata que va a ser necesaria para cada elemento y ve recogiendo la información según vayas creando los ficheros. Siempre es preferible hacerlo según se realiza el proyecto, aunque esto signifique ir un poco más despacio, que tener que rehacerlo justo antes de su publicación, con las complicaciones que esto conlleva. Debes estar dispuesto/a a realizar modificaciones en todas las fases del proyecto.
- Busca el tiempo para construir y reforzar el equipo en términos humanos no solo profesionales. Comunícate a menudo con todas las personas involucradas en el proceso para evaluar el progreso, el volumen de trabajo, compartir ideas, etc. Considera tener tanto conversaciones largas y formales respecto al avance del proyecto como interacciones informales más cortas en momentos concretos según surja la ocasión.
Comparte con el equipo tu idea del ciclo de vida del proyecto y cómo tú lo entiendes: cuánto va a tardar en llevarse a cabo y cuando sería la fecha de alta pública; por cuánto tiempo va a permanecer abierto a la edición y al mantenimiento; las opciones de catalogación y los pros y contras de cada una de ellas. - Comparte todos los ficheros del proyecto con el personal de IT y de la biblioteca para que puedan entender mejor el proyecto; tratad de ver si es posible llevar a cabo un “ensayo” del catálogo y de las colecciones de archivo. Seguramente habrá ciertas negociaciones sobre el metadata y hasta qué nivel debe ser mostrado (a nivel de proyecto, de fichero, etc.)
- Es importantísimo documentar y reconocer el trabajo de cada persona del equipo del proyecto. Como será un proceso cambiante; asegúrate de actualizar la página de reconocimiento de créditos según se unan nuevos miembros al equipo.
- Completa la creación del proyecto “live”, su versión de archivo y su registro de catálogo. Documenta con claridad cuál se supone que será el ciclo de vida del proyecto, sin olvidar incluir comprobaciones regulares de mantenimiento y creando capturas de pantalla del sitio del proyecto “live” que se incluirán en la versión de archivo. Hay que determinar quién llevará a cabo cada una de estas tareas. Convoca a una reunión de seguimiento aproximadamente un mes después de que el proyecto se “abra” para asegurarte de que todo funciona correctamente y para reflexionar como grupo sobre el proceso y ver los siguientes pasos que haya que dar.
Las preguntas que puedes recibir
- ¿Donde va a “vivir” el proyecto—el servidor de una universidad o el de una empresa que ofrece servidores y hosting?
- ¿Cuál es el nombre del dominio deseado (URL) para el proyecto?
- ¿Qué plataformas o marcos se van a usar para construir el proyecto?
- ¿Qué tipo de servidor o web hosting piensas adecuado para el proyecto?
- ¿Quién va a hacer el diseño de página y el desarrollo para crear el proyecto?
- ¿Qué nivel de accesibilidad deseas para el proyecto?
- ¿Cuánto tiempo va a necesitar el proyecto mantenerse en su versión “live”?
- ¿Quién va a mantener las actualizaciones de aspectos técnicos del sitio web (seguridad, servidor, plataforma— “theme” y “plugin”)? ¿Cómo se va a atribuir la responsabilidad entre los equipos de IT y los del proyecto?
- ¿Qué pasa con el proyecto cuando ya no hay un mantenimiento activo? ¿Cuánto tiempo se espera que permanezca estable?
- ¿Cuál es el título del proyecto integral?
- ¿Quién/es es/son la/s persona/s a cargo del proyecto en su totalidad?
- ¿Quién publicó el proyecto y dónde?
- ¿Cuándo fue publicado?
- ¿Cuál sería una definición breve del proyecto (en 2 o tres frases)?
- ¿Cuál es la URL del proyecto?
- ¿De qué trata el proyecto? (ej. ¿Cuál es el tema central del proyecto?)
- ¿Cuánto tiempo se va a mantener la versión “live” del proyecto?
- ¿Qué licencia de propiedad y accesibilidad quieres darle al proyecto (copyright, creative commons, ect)?
- ¿Dónde debería “vivir” el proyecto—un servidor de universidad o uno de una empresa con su servicio de hosting.
- ¿Qué plataforma o marcos ofrece y mantiene la institución para proyectos digitales?
- ¿Qué tipo de servidor o web hosting ofrece la institución para proyectos digitales?
- ¿Hay profesionales de diseño y desarrollo web que puedan prestar apoyo en proyectos digitales?
- ¿Qué nivel de accesibilidad ofrece y apoya la institución para proyectos digitales?
- ¿Quién lleva a cabo los aspectos técnicos del sitio web (seguridad, servidor, plataforma—actualizaciones de “theme” y “plugin”) si el proyecto utiliza recursos institucionales? ¿Cómo se reparte la responsabilidad entre los profesionales de IT y los colaboradores del proyecto?
- ¿Qué pasa con el proyecto una vez termina su periodo de actualización y mantenimiento? ¿Cuánto tiempo se espera que permanezca accesible?
El vocabulario necesario
Metadata: La descripción de un elemento (ej. una entrevista en video) del proyecto. El metadata de un libro incluye el título, el autor y la fecha de publicación. Tanto el proyecto digital integral como cada uno de sus elementos tienen metadata asociado.
OCLC: Organización cooperativa sin ánimo de lucro que mantiene WorldCat. Las bibliotecas deben pagar para darse de alta como miembros si quieren que sus catalogadores envíen registros a WorldCat.
WorldCat: Catálogo bibliotecario global, que incluye las colecciones de 72.000 bibliotecas en 170 países. Cualquiera puede buscar en WorldCat; sólo miembros de OCLC pueden añadir registros a WorldCat.
URL estable: para evitar los problemas de que ciertos enlaces se vacíen con rapidez, los expertos han encontrado soluciones para dar estabilidad a las URLs. Cuidado con URLs muy largas, o aquellas que contengan (?) o (=).
DOI: Digital Object Identifier. Un DOI es una cadena de números y letras que quedarán permanentemente unidos a un documento, independientemente de la URL. Puedes considerarlo como un número de documento de identidad: cambiar de dirección no implica que tu cambies de número de documento de identidad.
Vocabulario técnico específico que debes conocer para poder seguir algunas conversaciones técnicas: Palabras clave especializadas usadas para describir de qué trata una cosa específica (ej. proyecto, elemento). El beneficio de su uso radica en que facilita la identificación de más elementos de temas similares. Las bibliotecas usan muchos tipos diferentes de vocabularios controlados.
Software patentado: Software, como Microsoft Word o Adobe Photoshop, creado y autorizado para uso comercial. Los usuarios finales no pueden copiar, modificar o mejorar el código base que lo sustenta. A menudo, estos productos o paquetes de datos y material en ficheros con formato patentado sólo son accesibles (o funcionan mejor) con el software oficial.
Open source software: Software, como Libre Office y Moodle, que permite a los usuarios finales copiar, modificar y mejorar su código fuente.
Servidor: Hay diversos tipos de servidores. Para proyectos de constelaciones vas a tener que trabajar con servidores web que sean una combinación de hardware y de software que albergue y sirva los datos que constituyen la página web de la constelación.
Hosting: Un servicio que ofrece almacenado y recursos técnicos para presentar páginas web. Tanto instituciones como empresas pueden ofrecer hosting pero hay variaciones tanto en velocidad como en espacio.
Wireframes: es un borrador del diseño de todo el sitio web que muestra la disposición de elementos como botones, menús de navegación, texto, encabezado y pie de página, etc.
Diseño Web: Trabajo que se centra en la estética de la página web, disposición de los elementos de contenido, estructura de navegación y puede incluir cierto trabajo de programación.
Desarrollo Web: Trabajo que se centra en algunos elementos de diseño, pero a menudo implica una labor más técnica relacionada con los marcos de programación usados para construir la página.
Interfaz de usuario: La capa más visible de una página web: lo que un lector de la página web ve y con la que interactúa cuando navega por el sitio.
Experiencia de las personas usuarias: Cómo la persona interactúa con el contenido y el interfaz del sitio. Por ejemplo, una buena experiencia de usuario es aquella que se describe como “intuitiva” porque no se aprecian dificultades al tratar de encontrar o hacer lo que se desea. Una experiencia negativa se produce cuando alguien encuentra el sitio imposible de usar y le es difícil encontrar o hacer lo que desea.
Accesibilidad: La accesibilidad Web significa que el sitio web y el contenido presentado se ha desarrollado de tal manera que personas con discapacidades puedan interactuar de manera completa con él. El diseño de sitios web para personas con discapacidades también beneficia a los usuarios sin discapacidad y aumenta la potencial audiencia del proyecto en general.
Nota: Hay diferentes requisitos legales sobre accesibilidad en cada país .